องค์การที่มีประสิทธิผลความท้าทายของผู้บริหาร

องค์การ (organization) นั้นก็คือ การที่คนมากกว่าหนึ่งคนได้มาร่วมกันทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง หรือหลายกิจกรรม เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน วัตถุประสงค์นั้นอาจเป็นไปเพียงชั่วคราว หรือต้องใช้เวลายาวนาน อาจมีความยากง่าย หรือจริงจังแตกต่างกันไป จึงได้มีองค์การเกิดขึ้น แต่ถ้าองค์การ นั้นมีการเติบใหญ่ เริ่มมีระบบระเบียบ และการยอมรับจากสังคมมากขึ้น ก็จะมีสถานะ "เป็นทางการ" (formal organization) ซึ่งจะต่างจากองค์การ ที่ไม่มีการระบุวัตถุประสงค์ และไม่มีระบบระเบียบในการดำเนินการเอาไว้ หรือมีการยอมรับกันแต่อย่างไม่เป็นทางการ (informal organization) ซึ่งองค์การ อย่างไม่เป็นทางการเหล่านี้อาจได้แก่กลุ่มเพื่อน วงแชร์ การนัดเล่นไพ่ หรืองานเลี้ยงฉลอง เป็นต้น ซึ่งองค์การ อย่างไม่เป็นทางการเหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่อยู่มีส่วนซ้อนอยู่ในระบบองค์การที่เป็นทางการอยู่แล้วด้วย เช่นภายในองค์การ อย่างเป็นทางการนั้น อาจมีการเกาะกลุ่มเกิดองค์การ อย่างไม่เป็นทางการขึ้นได้ เมื่อแต่ละคนได้ทำงานด้วยกัน มีการพบปะกัน และอาจมีผลประโยชน์ หรือความสนใจสอดคล้องกัน ก็คบค้าสมาคมกันไป
                การจัดองค์การ (Organizing Principles) หมายถึง กฎ หลักเกณฑ์พื้นฐาน หรือ ข้อเท็จจริง ที่เป็นที่ยอมรับและควรนำไปใช้ภายในองค์การเพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการปฏิบัติงานสูงสุด โดยทั่วไปจะยึดหลักการการจัดองค์การดังต่อไปนี้

        1. หลักการกำหนดวัตถุประสงค์ (Definition of objectives) ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งจะต้องกำหนดหรือระบุวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน ให้เป็นที่เข้าใจ และยอมรับโดยผู้ที่เกี่ยวข้องที่ต้องดำเนินการตามวัตถุประสงค์นั้นๆ ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ในการจัดสำนักงาน ได้แก่ การประสานกิจกรรมต่าง ๆ โดยมีการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ต้นทุนในการดำเนินกิจกรรมใดๆ ต่ำลง และผลผลิตจากการดำเนินการนั้นๆ สูงขึ้น โดยถือว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องให้ความสะดวกหรือให้บริการแก่หน้าที่อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์การ จัดเตรียมข้อมูลที่ถูกต้องและมีพร้อมที่จะนำมาใช้ได้ทันทีเมื่อจำเป็นต้องใช้ 
        2. หลักการของการรับผิดชอบ (Principle of responsibility) ความรับผิดชอบขององค์การเป็นภาระผูกพันของบุคคลในการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ดังนั้นผู้บริหารงานจะต้องพิจารณากำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญของผู้ใต้บังคับบัญชา
       3. หลักการของการมอบอำนาจหน้าที่ควบคู่กับความรับผิดชอบ (Principle of delegate authority with responsibility) อำนาจหน้าที่ (authority) หมายถึง สิทธิที่จะออกคำสั่งและอำนาจหน้าที่ที่จะทำให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม ซึ่งอำนาจหน้าที่จะต้องได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาที่อยู่เหนือขึ้นไป แต่ละบุคคลในองค์การต้องได้รับอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสมกับความรับผิดชอบ (responsibility) ตามหน้าที่ที่ได้รับ และจำเป็นต้องทำควบคู่กัน เพื่อที่จะสามารถปฏิบัติหน้าที่ให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี
       4. หลักการมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวหรือมีเอกภาพในการบังคับบัญชา (Principle of unity of command)
หลักข้อนี้ถือว่าผู้ใต้บังคับบัญชาควรปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียวเท่านั้น ทั้งนี้เพื่อป้องกันความสับสน โดยแต่ละบุคคลต้องทราบอย่างชัดเจนว่า ตนต้องรายงานการปฏิบัติงานขึ้นตรงต่อใคร หรือรับคำสั่งการปฏิบัติงานหรือรับผิดชอบในการทำงานขึ้นตรงต่อผู้บังคับบัญชาคนใด
       5. หลักการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิผล (Effective delegation) การจัดองค์การที่มีประสิทธิผลจะประกอบด้วยบุคลากรที่ทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย การมอบหมายงานต้องระบุให้ชัดเจนว่าบุคคลใดทำหน้าที่อะไร และจำนวนผู้ปฏิบัติงานนั้นๆ มีจำนวนเท่าใด ใครรับผิดชอบหรือมีหน้าที่ในส่วนใด หรือ ระบุให้ชัดเจนลงไปว่าทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในเนื้องานเดียวกันทั้งหมด
       6. หลักการกำหนดขนาดของการควบคุม (Principle of span of control) หมายถึงการกำหนดสายการบังคับบัญชาภายในหน่วยงานให้ชัดเจนว่า ใครปกครองบังคับบัญชาใครบ้าง พร้อมทั้งระบุถึงจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่เหมาะสมขึ้นตรงต่อผู้บังคับบัญชาหนึ่งคน ซึ่งขั้นอยู่กับธรรมชาติและขนาดของงานนั้นๆ
       7. หลักของการมีจุดมุ่งหมายร่วมกัน (Unity of direction) แต่ละฝ่ายต้องมีวัตถุประสงค์หรือมีเป้าหมายในการปฏิบัติงานร่วมกัน แต่ละหน้าที่มีความสัมพันธ์กันและต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญของธุรกิจร่วมกัน
       8. หลักการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่ บุคลากร และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ (Defining of work related relationships) การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่ บุคลากร และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อให้การประสานงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างกันเป็นไปอย่างถูกต้องและคล่องตัวยิ่งขึ้น
      9. หลักการจัดแบ่งสำนักงานออกตามความเหมาะสม (Work Assignment) เพื่อให้บุคลากรเกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง ในการทำงาน เมื่อมีการแบ่งงานกันทำแล้วจะต้องสรรหาหรืออบรมบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถทำงานที่มีอยู่ และเมื่อทำงานเหล่านั้นซ้ำๆ ก็จะเกิดทักษะขึ้นมา ผลงานที่ทำได้จะดีกว่าการไปทำงานหลาย ๆ ด้าน แล้วไม่เกิดทักษะในด้านหนึ่งด้านใดโดยเฉพาะ
       10. หลักการกำหนดโครงสร้างขององค์การ (Organization Structure) ความสำคัญและความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานหลัก (line) และ หน่วยงานที่ปรึกษา (staff) เป็นประเด็นหนึ่งในการพิจารณาจัดโครงสร้างขององค์การ เป็นหลักการที่จะช่วยลดปัญหาความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ในการทำงานระหว่างหน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา นอกจากการจัดโครงสร้างองค์การโดยคำนึงถึงบทบาทของงานในลักษณะหน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษาแล้ว ยังมีหลักการจัดโครงสร้างองค์การในรูปแบบอื่นอีกเช่นกัน
             นอกจากหลักการจัดองค์การที่กล่าวถึงข้างต้น 10 หลักการแล้ว ยังมีหลักการจัดการองค์การอื่นๆ อีกมากมายที่มิได้กล่าวถึงในที่นี้ ยิ่งไปกว่านั้นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบในการดำเนินธุรกิจของโลกยุคดิจิตอลเช่นในปัจจุบันทำให้เกิดทฤษฎีและหลักการต่างๆ อีกมากมายที่ถูกพัฒนามาจากหลักการเดิมหรือถูกคิดค้นขึ้นมาใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับการดำเนินกิจกรรมทางด้านการจัดการให้สอดคล้องกับยุคสมัย อย่างไรก็ตามหลักการหรือทฤษฎีที่เสนอไว้ ณ ที่นี้ เพียงพอที่จะเป็นแนวทางที่จะนำไปประยุกต์ใช้กับงานด้านการจัดการองค์การโดยทั่วไปได้อย่างเหมาะสม
        องค์การเป็นหน่วยงานทางสังคมที่มีคนจำนวนมากร่วมกันปฏิบัติงาน และองค์การต่าง ๆทุกประเภทต้องเกี่ยวข้องกับมนุษย์ ดังนั้นการที่มนุษย์มาอยู่ร่วมกันในการปฏิบัติกิจกรรมต่าง ๆ มนุษย์ทุกคนจำเป็นต้องมีมนุษยสัมพันธ์อันดีต่อกัน ร่วมมือกันสร้างความมั่งคงขององค์การ ให้มีการจัดการที่ดีให้มีเสถียรภาพทางสังคม จนเป็นที่ยอมรับของทุกคนในองค์การ พื้นฐานของเหตุผลในการจัดองค์การมีอยู่ 2 ประการ คือ
        1.ที่ไหนมีคนที่นั่นมีปัญหา และ
        2.คนทุกคนมีโอกาสเป็นได้ทั้งคนดีมีเหตุผลและคนไม่ดีไม่มีเหตุผลพร้อม ๆกัน ดังนั้นการจัดการองค์การเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อพยายามจัดการส่วนที่เป็นปัญหาไม่ให้เกิดขึ้นในองค์การ โดยให้เหลือไว้เฉพาะสิ่งที่มีประสิทธิภาพในองค์การเท่านั้น องค์การจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อสามารถนำบุคคลที่มีความรู้ความสามารถที่แตกต่างกันเข้ามาทำงานทำหน้าที่ที่ต่างกัน แล้วประสานงานเข้าด้วยกันทั้งในแง่ของการประสานตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้องระหว่างกันและกัน ส่งผลตามแนวดิ่งให้กับผู้บังคับบัญชาสูงขึ้นอย่างครบถ้วน แต่ในองค์การทุกองค์การ คนทุกคนต่างมีความรู้สึกนึกคิดของตัวเองที่คิดว่าสามารถกระทำสิ่งใดก็ได้ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การหรือต่อส่วนรวม ซึ่งความคิดเหล่านี้จะผันแปรเปลี่ยนไปตามค่านิยมและความชอบของแต่ละคน โดยเฉพาะสถานการณ์ทางการเมืองในปัจจุบันสังคมเกิดการแตกแยกทางความคิดไม่ยอมรับกฎและกติกาที่มี เอาความคิดกลุ่มตนเองเป็นหลักคิดว่ากลุ่มตนถูกกลุ่มอื่นผิดหมด คิดว่าวิธีการของกลุ่มตนดีของกลุ่มอื่นชั่ว และในขณะเดียวกันความคิดที่หลากหลายเหล่านั้นกลายเป็นนานาความคิด นานาจิตตัง ทำให้ทิศทางการทำงานแตกต่างกันออกไปหลายลักษณะ ก่อให้เกิดการปัญหาต่าง ๆที่ไม่สามารถประสานกันให้ติดได้  ทุกองค์การจำเป็นจะต้องมีผู้นำที่จะมาบริหารจัดการองค์การให้ก้าวไปข้างหน้า องค์การจะสำเร็จได้มากน้อยหรือดีมากน้อยเพียงใดย่อมจะต้องขึ้นอยู่กับวิสัยทัศน์  กลยุทธ์ตลอดจนการเข้าใจถึงหลักการบริหารอย่างลึกซึ้งผู้บริหารองค์การต่างๆ จึงจำเป็นจะต้องมีหลักการและแนวคิดเพื่อนำพากระบวนการการบริหารงานองค์การที่ประสบความสำเร็จนั้น  ส่วนหนึ่งเนื่องมาจากความสามารถของผู้บริหารในการนำเทคนิคและกระบวนการบริหาร   มาใช้บริหารงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์และบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้    กระบวนการบริหารที่ได้รับการยอมรับกันมากในยุคศตวรรษที่ 20 คือ  หลักการบริหารแบบPOSDCoRB  ของลูเธอร์  กูลิค(Luther Gulick)  ซึ่งประกอบด้วยการวางแผน  การจัดองค์กร  การบริหารงานบุคคล  การวินิจฉัยสั่งการ การประสานงาน  การรายงาน และการจัดทำงบประมาณ หรือแม้ในยุคปัจจุบันการนำกระบวนทัศน์ใหม่ในการใช้กลยุทธ์การบริหารและจัดการเพื่อเปลี่ยนแปลงและพัฒนาองค์การ และขับเคลื่อนให้เป็นองค์การที่มีประสิทธิผล นั้นก็เริ่มจากการดำเนินงานในด้านกิจกรรมหลักทางการจัดการ (Core Activities of Management)  ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรม  4  ประการ คือ การวางแผน(Planning)  การจัดองค์การ (Organizing) การชี้นำ (Leading)  และการควบคุมองค์การ(Controling) จะเห็นได้ว่าในกระบวนการบริหารงานดังกล่าวไม่มีคำว่า  การติดตามประเมินผล โดยตรงในกระบวนการบริหารงานก็ตาม แต่การที่จะวินิจฉัยสั่งการได้ถูกต้อง  หรือรายงานผลการดำเนินงานได้นั้น จำเป็นต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เป็นพื้นฐานประกอบการพิจารณาปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพ  การได้มาซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ต้องใช้กระบวนการติดตามประเมินผลทั้งสิ้นเทคนิคทางการบริหารอีกอย่างหนึ่งที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย คือ การบริหารงานแบบการประกันคุณภาพทั่วองค์การ (Total Quality Management  หรือ TQM) หรือเทคนิคการบริหารที่ใช้ได้ผลอย่างสูงในวงการอุตสาหกรรม  ซึ่งการศึกษาและวงการอื่น ๆ ได้นำมาประยุกต์ใช้กันอย่างกว้างขวาง คือ ระบบคิวซี (Quality Control Circle หรือ QCC ) นั้น(นายพงกะพรรณ  ตะกลมทอง.2551 ) หลักการสำคัญประการหนึ่ง คือการติดตามความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานและประเมินผลความสำเร็จของงาน  อันจะนำไปสู่การดำเนินการแก้ไขปรับปรุงร่วมกันให้บรรลุเป้าหมายจึงนับเป็นความท้าทายของผู้บริหารองค์การที่จะต้องนำองค์การฝ่าวิกฤติของการแตกแยกทางความคิดนี้ เพื่อนำพาองค์การให้อยู่รอดและประสบความสำเร็จแบบมืออาชีพ 

แสดงความคิดเห็น